Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự: Thay đổi nhỏ mang lại lợi ích lớn

(CHG) Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp; giúp tối ưu hiệu quả quản lý, đào tạo nguồn nhân lực. Đồng thời, số hóa các quy trình giúp giảm chi phí, thời gian thực hiện các công tác tính lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân hay các thủ tục khác liên quan đến người lao động. Vậy bản chất của việc chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là gì? Lợi ích và giải pháp nào giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công.

Bản chất của chuyển đổi số trong quản trị nhân sự

Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là quá trình áp dụng và ứng dụng số hóa vào hoạt động vận hành - quản lý nhân sự tại doanh nghiệp. Chuyển đổi số nhân sự không phải là “thay người thành máy”, cũng không phải cắt bỏ hoàn toàn mà là tinh gọn và tối ưu nguồn nhân lực đang có.

Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là quá trình thay đổi cách thức làm việc, quản lý nhân sự của một tổ chức trên môi trường số với các công nghệ số. Cách thức làm việc truyền thống sẽ được thay thế bằng việc áp dụng các công cụ số nhằm mục đích gia tăng năng suất, tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác khi thực hiện các nghiệp vụ nhân sự.

Chuyển đổi số trong nhân sự tập trung vào 4 bài toán lớn:

+ Thu hút, tuyển dụng nhân tài

+ Quản lý thông tin nhân sự và các thủ tục

+ Tự động hóa công tác chấm công- tính lương

+ Đào tạo & phát triển đội ngũ

Lợi ích khi doanh nghiệp chuyển đổi số trong quản lý nhân sự

Hoạt động chuyển đổi số nói chung mang đến 5 lợi ích chính cho doanh nghiệp, bao gồm:

+ Giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, gia tăng năng suất lao động

+ Nâng cao chất lượng dịch vụ, trải nghiệm khách hàng

+ Nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp

+ Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp

+ Nâng cao hiệu quả kinh doanh: lợi nhuận, khách hàng

Trong hoạt động quản lý nhân sự tại mỗi tổ chức, chuyển đổi số đặc biệt thể hiện vai trò trong việc tối ưu năng suất của cán bộ làm công tác nhân sự, đồng thời gia tăng sự hài lòng cho chính những khách hàng trong doanh nghiệp (là nội bộ nhân viên).

Công nghệ kỹ thuật số cho phép nhân viên quản lý phần mềm nhân sự truy cập thông tin mọi lúc mọi nơi, giúp họ đảm nhiệm công việc trong không gian và thời gian linh hoạt. Ngoài ra, công nghệ kỹ thuật số còn giúp hạn chế các quy trình thủ công và tự động hóa các công việc như tính lương, gửi bảng lương cho nhân viên, kê khai thuế thu nhập cá nhân, lưu trữ hồ sơ nhân sự…cho phép các nhà lãnh đạo xem tình hình biến động nhân sự trong doanh nghiệp ngay trên di động bằng những biển đồ trực quan nhất.

Với những nhân viên trong công ty, cũng chính là khách hàng mà bộ phận nhân sự cung cấp dịch vụ, việc chuyển đổi số cũng đem đến cho họ trải nghiệm tốt hơn khi làm việc trong môi trường hiện đại. Có thể tra cứu thông tin cá nhân, lương, phúc lợi, hồ sơ của mình mọi lúc mọi nơi. Thay vì như cách truyền thống, tốn nhiều thời gian yêu cầu, đợi phê duyệt, xử lý hồ sơ bằng giấy tờ thì quy trình số hóa hầu như được thực hiện tức thời, nhân viên cũng nhận được dịch vụ nhân sự tốt hơn.

Giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp trong quản lý nhân sự

Chuyển đổi số trong quản lý nhân sự thực chất là quá trình số hóa và ứng dụng công nghệ để quản trị nguồn nhân lực. Giải pháp số được ưu tiên sử dụng là phần mềm quản lý nhân sự trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud).

Trong số các công việc bộ phận nhân sự cần thực hiện, toàn bộ trong số đó đều cần được quản lý trên nền tảng số và cần được liên kết dữ liệu, tự động hóa các quy trình quản lý liên quan. Phần mềm quản lý nhân sự đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số của doanh nghiệp, liên kết trực tiếp với các phân hệ quản trị doanh nghiệp khác như CRM, Kế toán, Tuyển dụng…

Đối tượng tham gia vào quá trình chuyển đổi số tại doanh nghiệp

Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện. Chính vì thế, để chuyển đổi số thành công thì mọi thành viên trong tổ chức cần phối hợp để thay đổi toàn diện, từ ban lãnh đạo đến các cấp quản lý, nhân viên và chuyên gia chuyển đổi số.

Chuyên gia công nghệ số: Là người bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp. Chuyên gia bên trong tổ chức là người nhận bài toán chuyển đổi số từ lãnh đạo rồi chuyển hóa thành yêu cầu. Chuyên gia bên ngoài tổ chức là người nhận bài toán từ doanh nghiệp, thuộc các doanh nghiệp công nghệ số, dùng các công nghệ số để giải quyết bài toán đặt ra.

Nhà lãnh đạo chuyển đổi số: là người đứng đầu tổ chức, có tầm nhìn và nhận định được chuyển đổi số là bước đi chiến lược của doanh nghiệp. Không phải nhà lãnh đạo nào cũng am hiểu về chuyển đổi số, điều quan trọng nhất mà nhà lãnh đạo cần có được đó là biết đặt ra bài toán và kiên định với mục tiêu đặt ra.

Người tham gia chuyển đổi số: là toàn bộ cán bộ nhân viên thuộc tổ chức/doanh nghiệp. Có nhiệm vụ tuân thủ và thực thi các giai đoạn chuyển đổi số, phối hợp cùng chuyên gia để hiện thực hóa việc giải quyết các vấn đề tại doanh nghiệp.

Người làm công tác Nhân sự: Mọi thành viên trong doanh nghiệp đều tham gia vào công tác chuyển đổi số. Tuy nhiên, vai trò và nhiệm vụ của mỗi đối tượng thuộc các bộ phận lại khác nhau. Người làm công tác nhân sự vừa có vai trò đề xuất, vừa làm nhiệm vụ thực thi để chuyển đổi số đạt hiệu quả cao với các nội dung chủ yếu sau:

+ Bản chất của chuyển đổi số trong quản trị nhân sự

+ Vai trò của người làm nhân sự trong chuyển đổi số

+ Những vấn đề cần lưu ý khi chuyển đổi số trong quản trị nhân sự

Vai trò của người làm nhân sự trong công tác chuyển đổi số tại doanh nghiệp đã rất rõ ràng. Chuyển đổi số có thành công hay không phụ thuộc vào ban lãnh đạo, bộ phận phụ trách nhân lực, bộ phận khác & toàn bộ cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Đối với bộ phận nhân sự, hãy là người chủ động trong công cuộc chuyển đổi số, bởi nó vừa giúp doanh nghiệp tăng năng suất, vừa giúp doanh am hiểu, nắm bắt công nghệ và nâng cao kỹ năng nghề nghiệp, phục vụ cho lộ trình nghề nghiệp trong tương lai của doanh nghiệp.

Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự – Ai là người quyết định sự thành công?

Chuyển đổi số trong quản lý nhân sự, không đơn thuần là công việc của bộ phận nhân sự. Tuy nhiên, nhà quản trị nhân sự được coi là trung tâm của hoạt động, chiếm đến 80% sự thành công. Còn lại là sự ủng hộ, định hướng từ ban lãnh đạo, sự phối hợp của các thành viên khác trong tổ chức.

Vai trò của giám đốc/trưởng phòng nhân sự:

Là người tham mưu, đề xuất cho cấp lãnh đạo cao hơn về chiến lược chuyển đổi số nhân sự. Cùng ban lãnh đạo đưa ra bài toán từ thực trạng quản trị nguồn nhân lực tại tổ chức. Từ đó lựa chọn chuyên gia/giải pháp số phù hợp có khả năng giải quyết vấn đề tại doanh nghiệp. Chẳng hạn: hoạt động tuyển dụng kém hiệu quả. Doanh nghiệp chưa gây dựng được thương hiệu tuyển dụng, tốn nhiều thời gian thực hiện các công tác tuyển dụng để chiêu mộ người tài..

Trưởng phòng nhân sự là người chịu trách nhiệm chính trong việc đưa ra bài toán, lựa chọn nhà cung cấp giải pháp số phù hợp, chỉ đạo nhân viên thực thi quá trình chuyển đổi số trong công tác tuyển dụng, C&B, đánh giá đào tạo & quản lý thông tin nhân sự & các thủ tục liên quan.

Ngoài ra, đây cũng là đối tượng giám sát & đánh giá hiệu quả chuyển đổi số trong quản trị nhân sự để có những điều chỉnh thích hợp nhằm mục tiêu giải quyết triệt để các bài toán đặt ra. Vì vậy cần:

Tạo ra sự đồng thuận và tiếng nói chung giữa các cấp, các phòng ban

Doanh nghiệp cần gắn kết lợi ích của chuyển đối số và mục tiêu kinh doanh, mục tiêu phát triển nhân sự. Bên cạnh nhà lãnh đạo, mọi nhân viên thuộc bộ phận HR cũng như nhân viên khác cần tạo dựng thói quen, quy trình xử lý công việc gắn liền với công nghệ số. Không để tình trạng cấp trên giao nhiệm vụ, cấp dưới chống đối. Cần nghiêm túc học hỏi, ứng dụng các công nghệ số như: Phần mềm quản lý tuyển dụng, Phần mềm quản lý nhân sự, Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến, … vào các nghiệp vụ nhân sự tương ứng. Từ đó, vừa nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ, vừa phát hiện được những điểm đáp ứng/chưa đáp ứng từ mỗi giải pháp để hiệu chỉnh, báo cáo lên ban lãnh đạo.

Nhanh chóng bắt kịp xu hướng trước khi bị tụt lại

Khi mọi doanh nghiệp đều coi chuyển đổi số là bước đi chiến lược, đừng để doanh nghiệp bạn tụt lại phía sau khiến chặng đường phát triển ngày một xa vời.

Khi doanh nghiệp khác đang ứng dụng công nghệ hàng ngày để nâng cao năng suất, dành thời gian cho những công việc tạo ra nhiều giá trị hơn thì doanh nghiệp của bạn vẫn loay hoay thực hiện việc chấm công, tính lương thủ công, tuyển dụng mãi không đủ nhân sự. Doanh nghiệp nên biết cách phân chia và xác định nhóm công việc ưu tiên khi thực hiện chuyển đổi số trong quản lý nhân sự. Ví dụ như: Doanh nghiệp đang gặp phải tình trạng chấm công, ca chồng chéo, gặp nhiều nhầm lẫn khi tổng hợp công, tính lương. Hoạt động tuyển dụng vẫn đang đáp ứng đủ chất lượng và số lượng ứng viên. Ưu tiên chuyển đổi số, tìm giải pháp giúp khắc phục thực trạng chấm công tính lương trước tiên để tự động hóa, nâng cao sự chính xác và thời gian thực hiện nghiệp vụ C&B.

Doanh nghiệp tìm kiếm người tài có năng lực công nghệ

Xu hướng tuyển dụng nhân sự 2021 có đề cập đến việc tuyển chọn người tài cho doanh nghiệp. Trong đó, các công ty ưu tiên việc tìm kiếm những nhân sự chất lượng cao hiểu biết, kỹ năng & năng lực công nghệ. Năng lực công nghệ ở đây thể hiện ở việc:

+ Ứng viên có hiểu biết về xu hướng thị trường, hiểu được tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ vào các hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp

+ Có kỹ năng công nghệ: sử dụng thành thạo những công cụ chuyên môn phục vụ công việc. Chẳng hạn, nhân viên kế toán thành thạo excel/ phần mềm kế toán, chuyên viên tuyển dụng thành thạo excel/phần mềm tuyển dụng/mạng xã hội/linked in, nhân viên marketing biết sử dụng các công cụ gửi email marketing/phần mềm thiết kế/landing page….

+ Là người sẵn sàng học hỏi và thích ứng với những bài học, kỹ năng mới

Người có năng lực ứng dụng công nghệ thường có năng suất làm việc cao hơn so với những người có cách làm việc truyền thống, hiểu biết & kỹ năng công nghệ còn yếu kém.

Chú trọng đầu tư phát triển thương hiệu tuyển dụng

Không đợi doanh nghiệp lớn mới tập trung phát triển thương hiệu tuyển dụng. Rất nhiều doanh nghiệp từ khi thành hình cũng đã chú trọng đến việc giữ chân người tài, tạo nên một văn hóa doanh nghiệp đặc trưng & thương hiệu tuyển dụng để thu hút ứng viên.

Tại sao doanh nghiệp dù không lớn nhưng nhận được nhiều CV ứng tuyển từ các bạn sinh viên xuất sắc? Tại sao doanh nghiệp bạn trả lương cho ứng viên cao hơn so với đối thủ cạnh tranh nhưng ứng viên vẫn lựa chọn đối thủ?

Rất có thể vì doanh nghiệp họ xây dựng thương hiệu tuyển dụng tốt hơn, được đánh giá tốt hơn. Đây chính là lý do doanh nghiệp nào cũng nên đầu tư cho thương hiệu tuyển dụng, phát triển nó với những đặc trưng riêng.

Tâm lý người lao động thay đổi, nhà tuyển dụng cũng cần thích ứng

Tâm lý của thế hệ đầu 9x và thế hệ Z có sự khác biệt khá lớn so với những người lao động thuộc thế hệ 7x, 8x. Cũng bởi thế, nhà tuyển dụng cần có sự am hiểu tâm lý người lao động & thích ứng với nó. Đồng thời có những chương trình thu hút nhân tài, giữ chân họ gắn bó với doanh nghiệp dài lâu hơn. Trong những sự thay đổi tâm lý người lao động, nhà tuyển dụng cần chú ý đến những điểm đặc biệt quan trọng sau:

+ Người lao động muốn được làm việc trong môi trường có thể học hỏi thêm kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng mới. Doanh nghiệp ngoài là một tổ chức làm việc còn là môi trường học tập cho chính người lao động

+ Ứng viên có xu hướng tìm kiếm thông tin của nhà tuyển dụng trên internet trước khi ứng tuyển hoặc nhận việc, tìm kiếm đánh giá từ người làm việc tại doanh nghiệp sắp ứng tuyển hoặc nhận việc

+ Ngoài yếu tố về đãi ngộ, ứng viên quan tâm đến các yếu tố khác cũng được coi là ưu tiên, đó là: môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp, người lãnh đạo,

+ Ứng viên ưu tiên làm việc tại một doanh nghiệp có nguồn thông tin minh bạch & văn hóa chia sẻ

Dựa vào việc nắm bắt tâm lý người lao động, nhà tuyển dụng sẽ có những thông điệp để thu hút ứng viên đánh trúng tâm lý, nhu cầu của họ. Đây cũng là xu hướng tổ chức, doanh nghiệp luôn hướng đến trong thời đại số.

Để đáp ứng xu thế của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, một trong những giải pháp cấp bách hiện nay là doanh nghiệp phải chuyển đổi số toàn diện và nhất là chuyển đổi số trong quản trị nhân lực, vì con người là người thực hiện sự chuyển đổi số.

Công tác đào tạo và đào tạo lại là rất quan trọng trong quá trình chuyển đối số trong các doanh nghiệp. Vậy Nhà nước cần có định hướng chiến lược phát triển kinh tế trong từng giai đoạn. Trên cơ sở quy hoạch ngành để công tác đào tạo từ công nhân đến đại học theo các ngành nghề đều phải số hóa từ phương pháp đạo tạo đến quản trị công tác giáo dục chuyên nghiệp. Để đáp ứng được công tác chuyển đối số trong doanh nghiệp, Chính phủ đã ban hành nhiều chuơng trình và chính sách hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số và nhất là chuyển đổi số trong quản trị nhân lực là hết sức quan trong và cần thiết trong xu thế hiện nay.

Nguồn: Tổng thư kí Hiệp hội doanh nghiệp vừa và nhỏ Hà Nội

• phản hồi

• cùng chuyên mục