Nâng cao chất lượng báo cáo sản xuất: giải pháp về hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp sản xuất

Đề tài Nâng cao chất lượng báo cáo sản xuất: giải pháp về hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp sản xuất do CHV. Vũ Tú Hòa1 - PGS.TS. Trần Thị Bích Ngọc1 - TS. Nguyễn Thị Xuân Hòa1 (1Viện Kinh tế và Quản lý - Đại học Bách khoa Hà Nội) thực hiện

• Chỉ số sản xuất công nghiệp cải thiện, TPHCM chú trọng tạo thuận lợi cho doanh nghiệp
• 10 tháng, doanh nghiệp công nghiệp đăng ký thành lập mới tăng 0,8%
• Giảm tiền thuê đất hỗ trợ trực tiếp vào dòng tiền của doanh nghiệp

TÓM TẮT:

Hệ thống thông tin quản lý là công cụ quan trọng của doanh nghiệp nhằm hỗ trợ nhà quản trị trong việc ra quyết định. Trong hệ thống thông tin quản lý, các báo cáo nói chung và báo cáo về hoạt động sản xuất (hoặc cung ứng dịch vụ) của doanh nghiệp nói riêng (hay được gọi là các báo cáo sản xuất đóng vai trò là thành phần thiết yếu, giúp theo dõi và phân bổ nguồn lực, kiểm soát chất lượng, đánh giá hiệu suất và các lãng phí đang tồn tại trong hệ thống. Bài viết trình bày khái quát lý thuyết về báo cáo sản xuất như công cụ quan trọng của quản lý trợ giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trong bối cảnh cạnh tranh ở cấp độ toàn cầu như hiện nay.

Từ khóa: báo cáo sản xuất, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống sản xuất, doanh nghiệp.

1. Đặt vấn đề

Cạnh tranh ngày nay giữa các doanh nghiệp (DN) là cạnh tranh của thời đại cách mạng công nghiệp 4.0 với các thách thức về công nghệ số và tự động hóa, nên đòi hỏi sự thay đổi lớn trong cách thức sản xuất và quản lý nguồn lực của các DN. Môi trường ngày càng cạnh tranh với những thay đổi nhanh chóng và liên tục đang đặt ra các yêu cầu cho các tổ chức phải sửa đổi chiến lược, thậm chí sửa đổi cả quy trình hoạt động để thích ứng với hoàn cảnh thay đổi (Kennerley và Neely, 2003). Bất chấp những áp lực này, rất ít tổ chức có các quy trình mang tính hệ thống để đảm bảo việc đo lường một cách chính xác hiệu quả hoạt động của mình. Nguyên nhân chính khiến các công ty gặp rắc rối trong sản xuất đó là các nhà quản lý có xu hướng chấp nhận những khái niệm đơn giản trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất của họ. Xu hướng chung ở nhiều công ty là đánh giá hoạt động sản xuất chủ yếu dựa trên thông tin cơ sở về chi phí sản xuất và từ đó đánh giá hiệu quả kinh doanh (Sookdeo, 2015).

Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL - tiếng Anh: Management Information System) với nhiệm vụ cung cấp các dữ liệu quan trọng về toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp nói chung, trong đó có các hoạt động sản xuất và cung ứng dịch vụ nói riêng, để từ đó có căn cứ phân tích đánh giá về sử dụng các nguồn lực, tình hình thực hiện các kế hoạch, mức độ hoàn thành các mục tiêu đã đề ra,… Trong mạng lưới thông tin phức tạp này, các báo cáo về các hoạt động sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ, gọi chung là báo cáo sản xuất (BCSX),  đóng vai trò then chốt, là cầu nối giữa dữ liệu hiện tại và các hành động trong tương lai gần. Những BCSX này nếu có cấu trúc tốt và chất lượng cao, sẽ cung cấp nền tảng vững chắc để đưa ra các quyết định ở cả cấp chiến thuật và chiến lược.

Các nghiên cứu gần đây đã chỉ ra sự cần thiết phải nghiên cứu để hiểu rõ vai trò của hệ thống báo cáo, từ đó hỗ trợ các hoạt động quản lý nhằm đạt được những mục tiêu của tổ chức (Gond và cộng sự, 2012); (Perez và cộng sự, 2007). Tuy nhiên, việc nghiên cứu và sử dụng hiệu quả các BCSX tại các DN hiện nay vẫn chưa cao. Hầu hết các DN sản xuất của Việt Nam thường chỉ tập trung vào hai chức năng đầu tiên trong quản lý, đó là lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, chưa chú trọng đến chức năng kiểm soát mà kết quả của nó chính là các BCSX vì phần việc này cũng đòi hỏi phát sinh chi phí về mặt thời gian, công sức và các tài nguyên vật chất khác. Trong khi đó, các DN sản xuất trên thế giới thường đặc biệt quan tâm đến việc kiểm soát và ghi chép BCSX một cách hệ thống để đem lại hiệu lực và hiệu quả cho quản lý sản xuất của doạnh nghiệp. Đánh giá về chất lượng thông tin quản lý của các DN Việt Nam, Công ty 1OFFICE - một đơn vị hàng đầu về cung cấp các giải pháp chuyển đổi số cho DN Việt Nam (theo kết quả khảo sát các khách hàng của mình), cho biết: 32% nhà quản trị cấp cao không biết cách xây dựng quy trình chuẩn xác, 52% DN Việt Nam làm việc không có quy trình. Việc phối hợp và giao tiếp giữa các phòng, ban thường diễn ra thủ công và không chặt chẽ, 85% công việc trì trệ do không kịp thời phát hiện nút thắt quy trình để xử lý. Dữ liệu phân mảnh, khó tổng hợp, 97% DN dùng các ứng dụng miễn phí để quản lý như các nhóm chat, Excel, Mail, giao tiếp lời nói,... gây khó khăn trong việc kiểm soát luồng công việc (1office). Theo Báo cáo Thẻ điểm Quản trị Công ty ASEAN (ACGS) năm 2019 theo 5 khía cạnh quản trị tốt của OECD về quản trị công ty, điểm quản trị DN ở Việt Nam thấp nhất trong 6 nước: Singapore, Malaysia, Thái Lan, Philippines, Indonesia và Việt Nam. Điều đó thể hiện năng lực quản trị của các DN Việt Nam đang còn thấp, hệ thống quản lý trong DN chưa đạt hiệu quả cao và điểm yếu trong năng lực quản trị được chỉ rõ chính là công bố thông tin quản lý của DN (Nguyễn Hoa Cương, 2023). Các số liệu trên đã chỉ ra điểm hạn chế về năng lực quản trị của các DN Việt Nam, trong đó có HTTTQL vẫn chưa hoạt động hiệu quả. Điều này đặt ra yêu cầu với các DN về cải thiện chất lượng HTTTQL, trong đó có BCSX để nắm bắt kịp thời các thông tin cần thiết và thích nghi tốt hơn với các biến đổi trong môi trường kinh doanh. Do vậy, BCSX cần được xem như công cụ quan trọng của quản lý để nâng cao năng lực thông tin cho các DN. Tuy nhiên, cho đến nay, có rất ít nghiên cứu về lý thuyết và thực tiễn về BCSX tại các DN trên thế giới và Việt Nam, vì vậy, mục đích của bài báo này nhằm làm rõ khái niệm, vai trò, tầm quan trọng của BCSX trong hệ thống thông tin quản lý tại DN và các phương hướng giải pháp nâng cao chất lượng BCSX về phương diện lý thuyết.

2. Tổng quan lý thuyết

Báo cáo sản xuất là tài liệu cung cấp bản tóm tắt về hoạt động sản xuất và dữ liệu liên quan trong một cơ sở sản xuất hoặc quy trình sản xuất. BCSX là kết quả của hoạt động thống kê các tác nghiệp, nhằm ghi lại các thông tin của quá trình sản xuất đã và đang diễn ra trong thực tiễn, phản ánh toàn diện hoạt động của các bộ phận đảm nhiệm; thu thập, phân loại và hệ thống hóa những dữ liệu đó. Những thông tin từ hoạt động thống kê này sẽ được sử dụng trong quá trình kiểm tra, phân tích tình hình sản xuất, từ đó giúp các nhà quản trị đưa ra những quyết định điều chỉnh quá trình sản xuất. Mặc dù còn hạn chế tài liệu học thuật, hoặc từ điển kinh tế đưa ra về định nghĩa cho BCSX, nhưng ý nghĩa của nó được khẳng định thông qua sự hiện diện phổ biến các BCSX trong HTTTQL của các DN hiện nay.

2.1. Bối cảnh lịch sử

Nguồn gốc của BCSX được cho là bắt nguồn từ khi xuất hiện công nghiệp hóa. Trong thế kỷ XVIII và XIX, khi cuộc cách mạng công nghiệp đạt được đà phát triển, các nhà máy và xưởng sản xuất bắt đầu áp dụng các phương pháp theo dõi hoạt động sản xuất một cách có tổ chức. Ban đầu, những hồ sơ này được viết tay và tốn nhiều công sức, nhưng chúng đã đặt nền móng cho hệ thống BCSX có cấu trúc mà chúng ta có ngày nay. Sự phát triển của BCSX được đẩy nhanh hơn nữa trong thế kỷ XX với sự ra đời của máy tính và tự động hóa. Cuộc cách mạng kỹ thuật số cho phép chúng ta thu thập, phân tích và khai thác dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả hơn. Khi các ngành công nghiệp phát triển ngày càng phức tạp hơn, thì nhu cầu về BCSX càng đòi hỏi cao hơn về mức độ chi tiết hóa và tính kịp thời (hay cần theo thời gian thực). Ngày nay, các doanh nghiệp đã ứng dụng số hóa trong quản lý, BCSX thường được tạo ra và quản lý bằng hệ thống phần mềm phức tạp để chia sẻ và kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau trong tổ chức. Trong giai đoạn đầu của quá trình phát triển, BCSX chủ yếu tập trung vào số lượng sản phẩm đầu ra và theo dõi chi phí cơ bản trong quá trình sản xuất. Tuy nhiên, theo thời gian, chúng đã phát triển với phạm vi dữ liệu rộng hơn để kiểm soát ngày càng toàn diện hơn về hệ thống sản xuất, như: số lượng, chất lượng nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, độ tin cậy của các nhà cung cấp, các chi phí sản xuất, hiệu suất máy móc, thiết bị, lao động, mức an toàn trong sản xuất,... Sự mở rộng nhu cầu về thông tin kiểm soát này cùng với những tiến bộ lớn trong công nghệ thông tin của thế kỷ XXI đã giúp cho việc tiếp nhận số lượng lớn các thông tin và xử lý dữ liệu nhanh chóng, phân tích dữ liệu có chiều sâu theo các mục tiêu quản lý khác nhau, từ đó biến các BCSX trở thành công cụ đắc lực của quản lý, hỗ trợ việc ra quyết định trong hệ thống sản xuất.

2.2. Chức năng và phân loại báo cáo sản xuất

* Các chức năng của BCSX trong DN bao gồm:

• Giám sát hiệu suất: cung cấp dữ liệu quá khứ hoặc theo thời gian thực về hoạt động của các máy móc, thiết bị, nhân công trong các quy trình sản xuất, từ đó cung cấp thông tin giám sát hiệu suất của các đối tượng kể trên;
• Kiểm soát chất lượng đầu vào, đầu ra của quá trình sản xuất: cung cấp thông tin về tỷ lệ lỗi, loại lỗi, tỷ lệ đạt yêu cầu chất lượng đầu vào, đầu ra trên từng công đoạn sản xuất, giúp đảm bảo chất lượng sự hài lòng của khách hàng;
• Quản lý hàng tồn kho: cung cấp thông tin theo dõi tình hình tồn kho và sử dụng các loại nguyên vật liệu trong các kho, các trung tâm sản xuất để DN có thể ngăn ngừa tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt giữa quá trình sản xuất, đảm bảo duy trì sự cân bằng tối ưu;
• Hỗ trợ ra quyết định: cung cấp thông tin chi tiết hỗ trợ các quyết định khác nhau trong quản lý. Chức năng này có thể xem là một trong những chức năng quan trọng nhất của BCSX;
• Cải tiến liên tục: cung cấp thông tin về các điểm nghẽn, thời gian ngừng hoạt động hoặc sự lãng phí, kém hiệu quả trong quy trình sản xuất để đưa ra các cải tiến quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể;
• Giao tiếp: BCSX còn là phương tiện để tổ chức các giao tiếp giữa các bộ phận liên quan tới hoạt động sản xuất, cung cấp thông tin tham chiếu chung cho các phòng ban và các bộ phận khác nhau để thảo luận về các vấn đề và mục tiêu chung liên quan đến sản xuất;
• Hỗ trợ ra quyết định theo thời gian thực: với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, việc thu thập, phân tích và chia sẻ dữ liệu báo cáo đã có thể thực hiện theo thời gian thực, cho phép DN phản ứng nhanh chóng với những thay đổi có thể diễn ra do những nguyên nhân chủ quan, khách quan khác nhau.

* Phân loại BCSX:

Tùy theo quy mô và đặc điểm, mỗi DN sẽ có những loại BCSX riêng, tuy nhiên phần lớn sẽ sẽ được chia thành những loại báo cáo sau:

• Phân loại theo hình thức lưu trữ:
• Lưu trữ bằng bản cứng: thông qua các văn bản, biên bản bằng giấy giờ;
• Lưu trữ bằng bản mềm: những báo cáo được lập tự động thông qua các công cụ, phần mềm hỗ trợ;
• Phân loại theo vị trí lập báo cáo:
• Báo cáo sơ cấp: là các báo cáo được thực hiện ngay trong lúc đang diễn ra nghiệp vụ sản xuất hoặc ngay sau khi nghiệp vụ sản xuất được thực hiện xong;
• Báo cáo tổng hợp: là một tài liệu gồm thông tin từ các báo cáo sơ cấp khác nhau được thu thập, tổng hợp và thể hiện thành một báo cáo duy nhất;
• Phân loại theo chức năng, nghiệp vụ: mỗi phòng ban, mỗi bộ phận hay mỗi phân xưởng thực hiện quá trình sản xuất sẽ có các báo cáo là các biểu mẫu riêng phù hợp với từng chức năng và nghiệp vụ.
• Phân loại theo thời gian: với cách phân loại này, các báo cáo kiểm soát sản xuất thường được chia theo ca, theo ngày, theo tuần, theo tháng, theo quý, theo năm,…
• Phân loại theo tần suất:
• Báo cáo thường kỳ: là một loại báo cáo được thực hiện định kỳ, thường là hàng tháng, quý hoặc hàng năm để đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất DN trong một khoảng thời gian nhất định.
• Báo cáo đột xuất: là một loại báo cáo được thực hiện trong tình huống khẩn cấp, khi có sự cố, tai nạn hoặc tình huống đặc biệt xảy ra, yêu cầu sự can thiệp và giải quyết kịp thời.
• Phân theo mức tiêu chuẩn hóa báo cáo: báo cáo được tiêu chuẩn hóa (thường được đăng ký vào hệ thống ISO với các DN có hệ thống quản lý ISO) và báo cáo không được tiêu chuẩn hóa (không được đăng ký vào hệ thống ISO).

2.3. Vai trò của báo cáo sản xuất trong hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp

Hệ thống thông tin quản lý là tập hợp các thành phần có liên quan với nhau nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, tổ chức, truy xuất, quản lý và cung cấp thông tin hỗ trợ hoạt động kinh doanh, ra quyết định và thực hành trong một tổ chức (Laudon và Laudon, 2007; O'Brien, 2003).

Sprague và Carlson (1982) đã giải nghĩa thuật ngữ HTTTQL (tiếng Anh: Management Information System -MIS) theo những đặc điểm sau:

• Tập trung vào thông tin, nhằm vào các nhà quản lý cấp trung;
• Luồng thông tin có cấu trúc;
• Tích hợp các công việc xử lý dữ liệu theo chức năng kinh doanh (sản xuất, tài chính, nhân sự,...);
• Phương tiện tạo các yêu cầu và báo cáo (thường có cơ sở dữ liệu).

Một HTTTQL được coi là một tập hợp các thủ tục của tổ chức, cùng với các công cụ như phần cứng và phần mềm, hướng tới việc trình bày thông tin để ra quyết định (Bertrand, J. W. M., & Wortmann, J. C. 1981). Trong thiết kế của HTTTQL sẽ phải trả lời 2 câu hỏi: thông tin nào sẽ được trình bày và làm thế nào để xử lý và lưu trữ thông tin, (Lundeberg và cộng sự, 1979).

Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin gồm: phần cứng, phần mềm, dữ liệu, thủ tục và con người. Năm thành phần này có tính đối xứng. Các thành phần ngoài cùng, phần cứng và con người đều là tác nhân, có thể thực hiện hành động. Tiếp theo, phần mềm và thủ tục đều là các bộ hướng dẫn: phần mềm hướng dẫn cho phần cứng và thủ tục để hướng dẫn người dùng. Cuối cùng, dữ liệu là cầu nối giữa phía máy tính và phía con người (Kroenke, 2007). BCSX chính là cầu nối duy nhất thể hiện các dữ liệu đó và là yếu tố then chốt để quyết định các hành động tiếp theo của con người.

Laudon & Laudon (2008) chia HTTTQL thành 4 loại chính, cụ thể, tương ứng với từng cấp độ tổ chức, bao gồm: hệ thống xử lý giao dịch; hệ thống thông tin quản lý, hệ thống hỗ trợ quyết định và hệ thống hỗ trợ điều hành. Trong đó, hệ thống thông tin quản lý phục vụ cấp quản lý của tổ chức, cung cấp cho người quản lý các báo cáo và thường xuyên truy cập trực tuyến vào lịch sử cũng như hoạt động hiện tại của tổ chức. HTTTQL chủ yếu phục vụ các chức năng lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định ở cấp quản lý. Nói chung, các thông tin được thu thập, xử lý và cung cấp cho các cấp quản lý dưới dạng các báo cáo thường xuyên và báo cáo đột xuất (Robert D. Galliers and Dorothy E. Leidner, 2003). Theo thời gian, những thay đổi bên trong DN hoặc từ bên ngoài thị trường sẽ làm cho thiết kế cơ sở dữ liệu và các báo cáo đi kèm không còn phù hợp và dẫn đến yêu cầu về sự thay đổi trong các báo cáo khi đó (Robert D. Galliers and Dorothy E. Leidner, 2003).

Như vậy, BCSX là một cấu phần của HTTTQL của DN, đóng vai trò là nguồn thông tin có giá trị cho việc ra quyết định trong hệ thống sản xuất. BCSX cần bắt đầu từ bước thu thập thông tin ban đầu tại các vị trí cần kiểm soát để có báo cáo sơ cấp, sau đó xử lý tổng hợp để trở thành những dữ liệu phục vụ cho các mục tiêu quản lý khác nhau trong DN (các dữ liệu này còn gọi là các báo cáo thứ cấp). Dù xuất hiện bằng hình thức nào, bản cứng hay bản mềm thì BCSX cũng là một công cụ thể hiện những nội dung mà nhà quản lý cần quan tâm.

3. Các phương hướng nâng cao chất lượng báo cáo sản xuất

Để đánh giá chất lượng BCSX, có thể dựa vào nhiều yếu tố, nhưng 3 tiêu chí sau đây được xem là quan trọng nhất:

Tính chính xác: dữ liệu chính xác là yêu cầu cơ bản của chất lượng BCSX. Thông tin phải chính xác và tin cậy để làm cơ sở cho việc ra quyết định. Những sai sót trong lúc thu thập, hay trong tính toán hoặc nhập liệu sẽ dẫn đến những kết luận và quyết định sai lầm, hoạt động kém hiệu quả hoặc gây các tổn thất về mặt tài chính.

Tính đầy đủ: các BCSX phải đầy đủ dữ liệu cần thiết để đáp ứng các nhu cầu cụ thể khác nhau của người sử dụng. Thiếu dữ liệu hoặc thừa dữ liệu không liên quan sẽ làm giảm chất lượng của báo cáo. Thiếu dữ liệu sẽ khiến người đọc không thể nắm bắt được tình hình thực tế. Thừa những dữ liệu không liên quan sẽ gây choáng ngợp, khó nắm bắt cho người sử dụng và có thể dẫn tới hiểu sai báo cáo, đưa ra những quyết định sai lầm. 

Tính kịp thời: BCSX cần cung cấp thông tin cần thiết một cách kịp thời cho việc ra quyết định quản lý. Nếu báo cáo chậm có thể dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội kinh doanh hoặc phát sinh các rủi cho cho hệ thống do sự chậm trễ này, ví dụ khi có nguy cơ cao về an toàn lao động hay an toàn cháy nổ mà không được báo cáo kịp thời để nhanh chóng xử lý loại bỏ kịp thời cho hệ thống thì sẽ dẫn tới hậu quả khôn lường. Việc tuân thủ thời hạn thực hiện các báo cáo là rất quan trọng.

3.1. Nâng cao chất lượng BCSX

Việc nâng cao chất lượng BCSX là yêu cầu luôn đặt ra cho HTTTQL của DN để đảm bảo các thông tin cần thiết cho việc ra các quyết định quản lý. Dưới đây là một số phương hướng để nâng cao chất lượng BCSX:

• Tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình báo cáo: đảm bảo rằng các BCSX được thực hiện và chia sẻ trong thời gian quy định. Muốn vậy, DN phải có quy định rõ ràng cho việc thực hiện báo cáo, trong đó quy định rõ về thời gian nộp từng loại báo cáo, trách nhiệm cá nhân, tập thể có liên quan khi có sai sót hoặc chậm trễ báo cáo;
• Tiêu chuẩn hóa các báo cáo: cần chú trọng vào tạo, thiết kế các mẫu BCSX một cách khoa học, chuẩn hóa quy trình thu thập và xử lý và chia sẻ báo cáo để đảm bảo tính thống nhất trong cả hệ thống;
• Khuyến khích sự phản hồi từ người sử dụng báo cáo: cần tăng cường sự phản hồi của người dùng để hoàn thiện báo cáo về nội dung, hình thức và đáp ứng nhu cầu quản lý đặt ra;
• Đào tạo và hỗ trợ nhân viên: nhân viên cần phải được đào tạo kỹ lưỡng về trách nhiệm thực hiện BCSX. Cần đảm bảo rằng họ hiểu về các dữ liệu, các công cụ phục vụ cho báo cáo và tầm quan trọng của mỗi báo cáo trong hệ thống. Bên cạnh đó, luôn sẵn sàng cung cấp tài nguyên và hỗ trợ nhân viên khi có vấn đề phát sinh trong lúc thực hiện hoặc diễn giải báo cáo;
• Đánh giá và cập nhật thường xuyên: liên tục xem xét và cập nhật các BCSX để đảm bảo chúng vẫn phù hợp và thích ứng với nhu cầu của quản lý và thay đổi trong môi trường kinh doanh;
• Báo cáo theo thời gian thực (Real - time reporting): đảm bảo cung cấp thông tin theo thời gian thực và cập nhật từng phút về các quy trình, hoạt động đang diễn ra. Đó là sự khác biệt so với báo cáo truyền thống. Báo cáo theo thời gian thực đặc biệt có giá trị vì cho phép các hành động ngay lập tức trong những tình huống khẩn cấp.
• Tăng cường các công cụ tự động hỗ trợ giám sát và báo cáo chính xác tình hình sản xuất như các camera, cảm biến, máy quét mã vạch,... Các công cụ tự động này sẽ tăng độ chính xác, tính minh bạch và giảm thời gian cho thực hiện các báo cáo.
• Tăng cường sử dụng các công cụ phân tích và xử lý số liệu hiện đại cho thực hiện các báo cáo thứ cấp: khuyến khích sử dụng các công cụ phân tích như sơ đồ nhân - quả, phân tích hệ thống, sử dụng các phần mềm ứng dụng để phân tích dữ liệu nhằm nâng cao chất lượng phân tích dữ liệu, giảm thời gian cho xử lý dữ liệu, phục vụ cho đề xuất các kiến nghị gửi tới các cấp quản lý trong DN;
• Ứng dụng phần mềm hỗ trợ: hệ thống BCSX của DN sẽ bớt cồng kềnh hơn nhiều khi có sự hỗ trợ của hệ thống phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) - hệ thống hoạch định nguồn lực DN. Đây là mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hoạt động kinh doanh. ERP chứa rất nhiều các loại thông tin quản lý khác nhau và chúng được tổ chức theo các mô đun khác nhau như lập kế hoạch sản xuất, quản lý vật liệu, quản lý chất lượng. Mỗi module chứa một phần thông tin kiểm soát hoạt động chức năng của DN. Việc tạo lập các báo cáo trong ERP được hỗ trợ bởi sự sẵn có các mẫu báo cáo được thiết kế tiêu chuẩn hóa và quy trình lưu, xử lý, bảo mật, chia sẻ thông tin được thực hiện một cách thuận lợi và thống nhất chung trong toàn hệ thống.

4. Kết luận

Các báo cáo nói chung và BCSX nói riêng ngày được coi là nguồn lực quan trọng nhất của DN - nguồn lực thông tin để giúp DN quản trị bài bản hơn và thích ứng với những thay đổi nhanh chóng đang diễn ra trong nền kinh tế hiện nay. Bài viết mới tập trung trên phương diện lý luận về vấn đề nghiên cứu mà chưa có nghiên cứu thực tiễn về thực trạng BCSX tại các DN Việt Nam hiện nay. Đây là điểm hạn chế của bài viết và cũng là hướng cần đẩy mạnh nghiên cứu trong tương lai để cải thiện năng lực quản trị cho các DN Việt Nam, góp phần hoàn thành những mục tiêu lớn của đất nước đã được đề ra trong Đại hội Đảng lần thứ XIII là đến năm 2030 Việt Nam là nước đang phát triển có nền công nghiệp hiện đại, thu nhập trung bình cao, đến năm 2045 Việt Nam trở thành nước phát triển, thu nhập cao.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. 1OFFICE (2023). Nền tảng quản lý tổng thể công việc và quy trình. Truy cập tại https://1office.vn/quy-trinh-tong-the
2. Al-Najjar, Fayez. (2009). The impact of management information systems on organization performance: Field study at Jordanian universities. Review of Business Research -RPR. 9. pp.127-138.
3. Bertrand, J. W. M., & Wortmann, J. C. (1981). Production control and information systems for componentmanufacturing shops. [Phd Thesis 1 (Research TU/e / Graduation TU/e), Industrial Engineering and Innovation Sciences]. Elsevier Scientific Publishing Company. https://doi.org/10.6100/IR123728
4. Bourgeois, David ; Smith, James L.; Wang, Shouhong; and Mortati, Joseph, 2019. Informatin Systems for Business and Beyond. Saylor Academy. Available at: https://digitalcommons.biola.edu/open-textbooks/1/
5. Gond, J-P,. Grubnic, S,. Herzig, C,. Moon, J. (2012). Configuring management control systems: theorizing the integration of strategy and sustainability. Management Accounting Research. Volume 23, Issue 3, September 2012, 205-223. DOI: https://doi.org/10.1016/j.mar.2012.06.003
6. Kennerley, M., Neely, A. and Adams, C. (2003), "Survival of the fittest: measuring performance in a changing business environment", Measuring Business Excellence, Vol. 7 No. 4, pp. 37-43. https://doi.org/10.1108/13683040310509304
7. Kroenk, David, 2007. Using MIS. 2nd edition Paperback - January 13, 2007.
8. Laudon, K. C., and Laudon, J. P, 2008. Management Information Systems: Managing the digital firm, 11th ed. Pearson Educación.
9. Lundeberg, M., Goldkuhl, G. & Nilsson A., (1979). A systematic approach to information systems development - I. Introduction. Information Systems. Volume 4, Issue 1, 1979, pp. 1-12, Doi: https://doi.org/10.1016/0306-4379(79)90029-2
10. O’Brien, James A., Introduction to Management Information Systems: Essentials for the e-business enterprise, 11th ed. , McGraw-Hill Companies, Inc., Irwin.
11. Pérez, E., Ruiz, C.C., & Fenech, F.C. (2007). Environmental management systems as an embedding mechanism: a research note. Accounting, Auditing & Accountability Journal, 20, 403-422. DOI:10.1108/09513570710748562
12. Robert D. Galliers and Dorothy E. Leidner, 2003. Strategic Information System: Challenges and strategies in managing information system, 3^rd Routledge. Available at: https://www.casrilanka.com/casl/images/stories/PDBF/strategic_information_management.pdf
13. Sookdeob, (2015). The application of work study methodologies: Towards the development of an efficiency reporting system for manufacturing organisations in South Africa. PhD Thesis. North - West University. Available at: http://hdl.handle.net/10394/17137
14. Sprague, R. H. and Carlson, E. D, (1982). Building Effective Decision Support
    Systems. Prentice Hall Professional Technical Reference.

Improving the quality of production reports - The solution for management information systems of manufacturing enterprises

Master’s student Vu Tu Hoa

Assoc.Prof.Ph.D Tran Thi Bich Ngoc

Ph.D Nguyen Thi Xuan Hoa

School of Economics and Management, Hanoi University of Science and Technology

Abstract:

Management information systems are an important tool that support business leaders in making decisions. Production reports play an essential role in the management information system as they provide information on everything happening in the production processes, helping managers track and allocate resources, control quality, assess business performance, and identify existing problems. This paper presents a theoretical overview of production reports as a crucial tool for businesses to enhance their competitiveness in the context of today's global competition.

Keywors: production report, Management Information System, production system, enterprise.

[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 19 tháng 9 năm 2023]

• phản hồi

• cùng chuyên mục